Wideospotkanie OPZZP (5 lipca 2023)
Wideospotkanie Ogólnopolskiego Porozumienia Zawodów Zaufania Publicznego, 5 lipca 2023 r.
Podsumowanie podejmowanych tematów.
W toku przebiegu wideospotkania Ogólnopolskiego Porozumienia Zawodów Zaufania Publicznego, które odbyło się w formule online w dniu 5 lipca br. podjęto poprzez głosowanie decyzję o lokalizacji pikniku, którego organizacja jest zaplanowana na 16 września br. Przedstawiciele samorządów wybierali spośród dwóch opcji-ubiegłorocznej lokalizacji czyli Skwerem Kahla oraz nowo wyłonionej w postaci Multimedialnego Parku Fontann. W toku debaty uznano Multimedialny Park Fontann za atrakcyjniejszą lokalizację, głównie ze względu na bliskie położenie Starego Miasta i co za tym idzie duże obłożenie osób spacerujących w trakcie weekendu oraz ze względu na większy obszar dostępny pod aranżację, gwarantujący każdemu samorządowi posiadanie własnego namiotu eksponującego, co nie byłoby możliwe w przypadku wyboru Skweru Kahla. Decyzję o wyborze Multimedialnego Parku Fontann podjęto jednogłośnie, na lokalizację głosowali wszyscy przedstawiciele samorządów zawodów zaufania publicznego obecni na wideospotkaniu. Ich liczba stanowiła większość faktyczną wszystkich samorządów zawodów zaufania publicznego.
Podczas wideospotkania dyskutowano również o kwestii weryfikacji czy w wybranym terminie i pobliskiej lokalizacji nie będą miały miejsca imprezy mogące wpłynąć negatywnie na przebieg planowanego wydarzenia (tematycznie i logistycznie utrudniając na przykład dotarcie do miejsca, sprawę przekazano do rewizji firmie Procomplex, która została wyłoniona jako organizator). Podniesiono również potrzebę promocji pikniku poza wewnętrznymi kanałami informacyjnymi samorządów, tym samym polecono rozeznanie czy możliwe jest objęcie wydarzenia patronatem miasta i dzięki temu zwiększenie dotarcia do liczniejszego grona odbiorców. Kwestię weryfikacji również przejęła firma Procomplex. Padł również pomysł o wystąpieniu przez poszczególne samorządy, z pismami do instytucji powiązanych tematycznie z obszarem działalności danego samorządu z informacją, że takie wydarzenie będzie miało miejsce i zachęceniem do uczestnictwa. Podano tu przykład wystąpienia z pismami do szkół średnich oraz podstawowych (mając na myśli uczniów szkół średnich oraz klas 7 i 8 szkoły podstawowej jako ważących decyzje co do ukierunkowania swojej ścieżki edukacyjnej i ewentualnego zainteresowania którymkolwiek z zawodów zaufania publicznego).
Ustalono, że każdy z samorządów zapozna się z ofertą firmy Procomplex i przekaże wiadomość w przypadku posiadania uwag i kwestii spornych co do zakresu oferty i przedstawionych warunków. W trakcie wideospotkania padło także pytanie o możliwość skorzystania ze sceny w trakcie trwania pikniku (w aranżacji przewidziana jest scena, podczas imprezy będzie puszczana muzyka przez DJa, a osoba prowadząca będzie przeprowadzać konkursy dla najmłodszych). Są to kwestie do ustalenia.
Drugim tematem poruszanym na wideospotkaniu była kwestia organizacji konferencji zawodów zaufania publicznego planowanej na 12 września br. Przed wideospotkaniem poczyniono pierwsze weryfikacje rynku pod kątem wytypowania potencjalnych obiektów spełniających kryteria. Zebrane oferty były bardzo różnorodne i ujawniły, że decyzje muszą być podejmowane bardzo sprawnie bowiem szereg obiektów już teraz nie posiadało dostępności w wymienionym terminie. Pozostałe zagadnienia do wypracowania oscylują głównie wokół czasu trwania konferencji a więc i czasu wynajmu sali, liczebności gości, oferty gastronomicznej (ilość przerw kawowych oraz czy decydujemy się na lunch dla gości), kosztów obsługi formuły online. Wstępnie zdecydowano się więc na liczebność w wysokości 200 osób, z opcją dwóch przerw kawowych i lunchem oraz czasem trwania konferencji mniej więcej od 10.00 do 16.00 godziny. Wszystkie samorządy zostały proszone o przedstawianie ewentualnych ofert obiektów z zasobu własnych kontaktów powstałych na kanwie doświadczeń organizacyjnych różnych wydarzeń oraz wysłanie listy gości, które chcieliby zaprosić na konferencję. Ustalono, że na każdy samorząd przypada średnio 10 gości oraz łącznie na wszystkich około 40 osób „wspólnych gości” tj. dziennikarzy, osób funkcyjnych z władz itp.
W toku wideospotkania mówiono również o ewentualności objęcia konferencji patronatem medialnym, przy równoczesnym wykorzystaniu kontaktów w ramach wewnętrznych kanałów komunikacyjnych. Komunikujemy zatem indywidualnie w ramach danego samorządu oraz centralnie w przypadku wyłonienia patronatu medialnego wydarzenia.
